La diferencia entre un W-2 y un 1099
Con un W-2, el empleador retiene impuestos de cada cheque antes de que llegue a tu mano. Con un 1099, no retiene nadie. Te pagan completo y tú eres responsable de todo.
Ese es el origen del problema. El coach ve entrar 4,000 dólares en el mes y hace cuentas con 4,000. Pero una parte de ese dinero nunca fue suya: era del IRS, adelantada.
La regla práctica que aplican muchos contadores es apartar entre un 25 y un 30 por ciento de cada pago en una cuenta separada, el mismo día que entra. No es un ahorro. Es dinero que ya tiene dueño.
El impuesto que sorprende: 15.3 por ciento
Además del impuesto sobre la renta normal, el trabajador independiente paga el self-employment tax. La tasa es de 15.3 por ciento: 12.4 por ciento para Social Security y 2.9 por ciento para Medicare.
Con un W-2 esa carga se reparte entre empleado y empleador. Trabajando por tu cuenta, tú eres los dos. Pagas la parte completa.
Aplica desde que tus ganancias netas del trabajo por cuenta propia llegan a 400 dólares en el año. Cuatrocientos, no cuarenta mil. Entrenar a dos clientes los fines de semana ya te pone dentro.
Hay un alivio: puedes deducir la mitad del self-employment tax al calcular tu ingreso bruto ajustado. No reduce el impuesto en sí, pero sí el ingreso sobre el que se calcula el resto.
La porción de Social Security aplica hasta un tope anual de ingresos que el IRS actualiza cada año. Revisa la cifra vigente en la página del IRS antes de hacer tus cuentas, porque cambia.
Los pagos trimestrales, que no son opcionales
El IRS no espera hasta abril. Si vas a deber 1,000 dólares o más al presentar la declaración, se espera que pagues impuestos estimados durante el año, en cuatro fechas.
Saltárselos no significa que pagas todo junto en abril sin consecuencia. Significa multa por pago insuficiente, aunque al final pagues completo.
Este es el punto donde más coaches se accidentan: el primer año facturan bien, nunca pagan trimestral, y en abril reciben la factura del año entero más la penalidad, al mismo tiempo.
Lo que sí puedes deducir
Un gasto es deducible cuando es ordinario y necesario para tu negocio. Para un entrenador, eso normalmente incluye:
- Certificaciones y educación continua que mantienen o mejoran la habilidad de tu oficio actual, incluidos los cursos de recertificación.
- Equipo: ligas, kettlebells, colchonetas, bandas, lo que compras para entrenar clientes.
- Seguro de responsabilidad civil del negocio.
- Renta de espacio o la cuota que le pagas al gimnasio por entrenar ahí.
- Software: la app de programación, el CRM, la plataforma de cobros.
- Publicidad: lo que gastas en anuncios de Meta y Google.
- Celular e internet, en la proporción que corresponde al uso de negocio, no el cien por ciento.
- Oficina en casa, si tienes un espacio usado regular y exclusivamente para el negocio. La palabra exclusivamente es literal.
Lo que normalmente no pasa: tu propia membresía de gimnasio y tu comida. Es difícil sostener ante el IRS que entrenar tú mismo y comer son gastos de negocio y no personales, aunque el oficio sea el fitness.
Las millas, que casi nadie apunta
Si manejas entre gimnasios, a casas de clientes o a un parque donde das bootcamp, esas millas son deducibles.
Para 2026 la tasa estándar del IRS es de 72.5 centavos por milla de uso de negocio, 2.5 centavos más que en 2025.
Los números salen rápido. Cuarenta millas al día, cinco días a la semana, cuarenta y ocho semanas, son 9,600 millas. A 72.5 centavos, son casi 7,000 dólares de deducción que muchos coaches dejan en la mesa por no llevar registro.
El registro es el requisito. Necesitas fecha, destino, propósito y millas. Una app que lo haga sola cuesta menos que la deducción que pierdes en un mes. Y el trayecto de tu casa al lugar de trabajo habitual normalmente no cuenta: es commuting, no negocio.
Los cuatro errores que salen caros
- Gastar el bruto. Ver el total en la cuenta y presupuestar con él. Aparta el porcentaje el mismo día que cobras.
- No pagar trimestral. Se paga igual, más la multa.
- No guardar recibos. Una deducción sin comprobante es una deducción que se cae en una auditoría. Foto del recibo, carpeta en el teléfono, listo.
- Mezclar cuentas. Dificulta demostrar cada gasto y, si tienes LLC, debilita la protección que pagaste. Está explicado en el artículo sobre LLC.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debo apartar de cada pago para impuestos?
Muchos contadores recomiendan entre 25 y 30 por ciento de cada pago, en una cuenta separada, el mismo día que entra. El porcentaje exacto depende de tu nivel de ingreso y tu estado, así que confírmalo con un contador.
¿Qué es el self-employment tax y cuánto es?
Es el impuesto de Social Security y Medicare para quien trabaja por cuenta propia. La tasa es 15.3 por ciento: 12.4 por ciento de Social Security y 2.9 por ciento de Medicare. Aplica desde 400 dólares de ganancias netas al año.
¿Puedo deducir mi membresía del gimnasio?
Normalmente no. El IRS la considera un gasto personal, aunque tu oficio sea el fitness. La cuota que le pagas a un gimnasio por el derecho a entrenar clientes ahí es distinta y sí suele ser deducible.
¿Cuánto vale la deducción por milla en 2026?
72.5 centavos por milla de uso de negocio, según el IRS, 2.5 centavos más que en 2025. Necesitas registro de fecha, destino, propósito y millas.
¿Tengo que pagar impuestos trimestrales?
Si esperas deber 1,000 dólares o más al presentar la declaración, sí. No pagarlos genera multa por pago insuficiente, aunque después pagues el total.