Lo que ya eres sin haber hecho nada
El día que cobraste tu primera sesión, te convertiste en sole proprietor. No hay que registrarse para serlo: es la estructura por defecto para una persona que trabaja por su cuenta. No cuesta nada, no hay formulario, no hay estado al que avisar.
Lo que sí trae es una consecuencia. Como sole proprietor, tú y el negocio son la misma cosa a los ojos de la ley. Si un cliente se lesiona y demanda, no demanda a "tu negocio". Te demanda a ti. Y lo que está en juego no son solo los ingresos del entrenamiento: son tus ahorros, tu carro y tu casa.
Esa es la única diferencia que importa al principio, y es la razón por la que existe la siguiente sección.
Qué cambia realmente cuando abres una LLC
Una LLC (limited liability company) crea una separación legal entre tú y el negocio. Si alguien demanda a la LLC, puede ir contra los bienes de la LLC. Tus bienes personales quedan, en principio, fuera del alcance.
Para un entrenador esto no es teórico. Tu trabajo consiste en poner a personas a levantar peso, a correr y a moverse hasta el límite. El riesgo de lesión es parte del oficio, no una posibilidad remota.
La LLC no evita que te demanden. Lo que hace es limitar hasta dónde llega la demanda. Es un muro, no un escudo, y como todo muro, se puede tumbar. Cómo se tumba está más abajo.
Lo que la LLC no cambia: tus impuestos
Aquí es donde casi todo el mundo se confunde, y donde el consejo de gimnasio suele estar mal.
El IRS trata a una LLC de un solo dueño como disregarded entity por defecto. En español: para efectos de impuestos federales, la LLC no existe. Reportas el ingreso y los gastos en tu declaración personal, en el mismo Schedule C que usarías como sole proprietor, salvo que elijas expresamente ser tratado como corporación.
Dicho claro: abrir una LLC, por sí sola, no te baja los impuestos. No cambia lo que pagas. Cambia a quién pueden demandar. Si alguien te vende una LLC prometiéndote un ahorro fiscal automático, te está vendiendo algo que el IRS describe de otra manera en su propia página.
Las deducciones que sí bajan tu factura las tienes disponibles seas sole proprietor o LLC. Están en el artículo sobre impuestos 1099.
Cuánto cuesta, con números de Florida
El costo depende del estado, y es un costo recurrente, no un pago único. Florida, donde vive buena parte de los coaches latinos de este país, funciona así:
- Abrirla: 125 dólares por los Articles of Organization, que son 100 de trámite más 25 obligatorios por designar el agente registrado. Se hace en línea en Sunbiz.
- Mantenerla: 138.75 dólares al año por el annual report, con fecha límite el 1 de mayo.
- Si se te pasa: 400 dólares de penalidad. No es negociable y no depende de cuánto facturaste.
Esa penalidad de 400 dólares es la razón por la que la fecha del 1 de mayo debe ir en tu calendario el mismo día que abres la empresa. Es el error más caro y más fácil de evitar de toda esta lista.
El EIN, que es el número de identificación del negocio ante el IRS, es gratis y se saca directamente en la página del IRS. Si alguien te cobra por sacarte un EIN, te está cobrando por llenar un formulario gratuito.
Otros estados cobran distinto. Si no estás en Florida, busca la página oficial del Secretary of State de tu estado antes de creerle a un anuncio.
Cuándo conviene dar el paso
No hay una cifra mágica, pero sí hay señales. Vale la pena considerarlo cuando ocurre alguna de estas:
- Entrenas presencial y hay contacto físico o carga pesada de por medio.
- Tienes algo que perder si te demandan: ahorros, casa, carro propio.
- Estás firmando con gimnasios, empresas o cualquiera que te pida un W-9 y un nombre de negocio.
- Quieres una cuenta de banco a nombre del negocio, que es difícil de abrir sin entidad.
Y una señal de que puedes esperar: entrenas a tres amigos los sábados y todavía estás probando si esto es un negocio. Registra cuando el negocio exista, no antes.
El error que anula la protección que pagaste
Esta es la parte que casi nadie cuenta, y es la que más se repite.
Abres la LLC, pagas los 125 dólares, y sigues cobrando a tu cuenta personal. Pagas la proteína, el celular y el mercado desde la misma cuenta. Nunca abriste cuenta de negocio.
Cuando llegue la demanda, la otra parte va a argumentar que la LLC nunca operó como empresa separada, porque el dinero jamás estuvo separado. Eso se llama piercing the corporate veil, y cuando un juez lo concede, la protección desaparece. Pagaste el muro y lo dejaste sin cimientos.
Lo mínimo para que la separación sea real:
- Cuenta de banco a nombre de la LLC. Todo el dinero de clientes entra ahí.
- Lo que sacas para ti sale como transferencia de la cuenta del negocio a la personal, no como un gasto del negocio en el supermercado.
- Contratos y facturas a nombre de la LLC, no a nombre tuyo.
Si vas a mezclar el dinero, la LLC te da menos de lo que crees.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una LLC para ser entrenador personal en Estados Unidos?
No. Ningún estado exige una LLC para entrenar. La estructura por defecto es sole proprietor y es legal. La LLC se abre por protección de bienes personales, no por obligación.
¿Una LLC me baja los impuestos?
Por sí sola, no. El IRS trata a la LLC de un solo dueño como disregarded entity, y reportas en el mismo Schedule C que usarías como sole proprietor. Las deducciones que bajan la factura están disponibles en ambos casos.
¿Cuánto cuesta una LLC en Florida?
125 dólares para abrirla, que son 100 de trámite más 25 por el agente registrado, y 138.75 dólares cada año por el annual report con fecha límite el 1 de mayo. La penalidad por no presentarlo a tiempo es de 400 dólares.
¿El EIN cuesta dinero?
No. El EIN se solicita gratis en la página del IRS. Si alguien te lo cobra, te está cobrando por llenar un formulario que es gratuito.
¿Puedo abrir la LLC yo mismo o necesito abogado?
El trámite en línea se puede hacer solo. Donde sí conviene un profesional es en decidir la estructura si tienes socios, empleados o ingresos de varios estados.